A propos


A propos
- Rôle clé de coordination des activités de support nécessaires au bon fonctionnement d'une entreprise.
- Permettre au manager de se consacrer entièrement à son core business en le déchargeant de tâches telles que la gestion du personnel, la gestion des services généraux, la gestion des flux d'information.  Gain de temps et d'argent. 
 
Plus précisément, l'Office Manager est l'interface entre l'entreprise et ses différents interlocuteurs.  : les banques et administrations, les fournisseurs, les cabinets comptable et juridique.
 
En termes de compétences :

- Polyvalence et organisation
- Grande capacité d'adaptation compte tenu de la diversité des tâches confiées
- Bonne connaissance du fonctionnement des entreprises
- Sens des priorités
- Esprit ouvert
- Autonomie 
- Respect de la confidentialité et discrétion
- Connaissances techniques et informatiques
- Diplomatie - sens des contacts humains
- Curiosité, soif d'apprendre 
- Résistance au stress

Tâches de l'O.M.

L'O.M. est responsable de l'organisation quotidienne du bureau qui nécessite une bonne connaissance de l'environnement dans lequel il évolue.
De manière non exhaustive, voici un aperçu des différentes tâches prises en charge :
- Tâches administratives et organisationnelles pour garantir le bon fonctionnement et l'efficacité d'un bureau : une bonne connaissance du fonctionnement de chaque service est nécessaire afin de pouvoir intervenir au pied-levé
- Relations avec les fournisseurs (suivi de commandes, suivi logistique, commande de matériel
- Facility management : veiller à la bonne gestion de l'ensemble des services attachés à un site (bâtiment, matériel, ...), à savoir la mise en place d'un environnement de travail répondant aux besoins des salariés, tout en veillant aux bon respect des normes d'hygiène et de sécurité. 
- Gestion des communications entrantes et sortantes (appels téléphoniques, courriers, mails).
- Support logistique lors d'événements internes ou externes
- Organisation des archives
- Planification de réunions et rédaction de procès-verbaux ou compte-rendus. 
- Activités liées aux RH : fixation d'horaires de travail ; contacts avec le secrétariat social et les différents organismes liés à la gestion du personnel ; pour des secteurs plus spécifiques (ex. construction) : gestion des chômages (intempérie, économique, etc...) ; procédure de recrutement : rédaction de l'offre d'emploi, contacts avec les candidats, interviews, sélection, établissement du contrat, ....



3 grands axes  du métier :
 
1.  Gestion de l'assistanat de la direction : prise en charge de toutes les opérations administratives : traitement du courrier, organisation de l'agenda et des réunions, préparation des commandes de fournitures de bureau, organisation et gestion du recrutement, effectuer le travail administratif des différents services
 
2. Transmission des informations :  gestion des appels téléphoniques : réception, filtrage, prise de note et transmission des messages à qui de droit. Reporting.  Elaboration et présentation de rapports. 
 
3. Communication interne et externe : assure la communication entre la direction et les différents interlocuteurs (service du personnel, équipes, ...).  Communication externe avec les clients, les fournisseurs, les banques, les partenaires sociaux. Faire en sorte que tous les membres du personnel soient à même de travailler efficacement en disposant du matériel adéquat, des informations nécessaires, .. de façon à rendre l'environnement de travail le plus agréable possible.